内容証明

どういう内容の手紙を、
いつ相手方に出したのかを、
郵便局で証明してくれるもの

普段の生活では、あまり馴染みのない内容証明。

しかし、生活上のトラブルが発生した時や確認したい事項があるときには、内容証明を出すことで得られる効果は大きいのです。

メリット

  1. 普通の手紙とは違う書式で書かれているため、特別な手紙であるとすぐに分かる。相手方に真剣さが伝わる。

  2. 内容証明郵便の発信の日時が残る。

  3. 配達証明付き内容証明郵便を利用することで、相手方に届いた年月日が証明される。

  4. 書留郵便で配達されるため、相手方に重要な文書であると思わせる。

  5. 文書の末尾に郵便局長の「内容証明郵便として差し出されたことを証明する。」という文言と印があるので、威圧感を感じる。

  6. 証拠として、内容証明の文書が残る。差出人は、差し出した日から5年以内に限り、差出局に保管されている謄本の閲覧を請求することができる。​

 
Image by Lena Balk
 

内容証明の書き方

紙に書いて差し出す方法と、電子内容証明サービス(e内容証明)を利用する方法があります。

ここでは、紙で作成して郵便局で差し出す方法を解説します。

①用紙について

原稿用紙や白い紙や便箋など、指定はありません。

どのような紙に書いても構いません。

②形式について

内国郵便約款により、内容証明の形式(謄本)は決まっています。

縦書きの場合は、「1行20字以内、1枚26行以内」で作成します。

横書きの場合は、「1行20字以内、1枚26行以内」「1行13字以内、1枚40行以内」「1行26字以内、1枚20行以内」で作成します。

これは謄本の形式であり、内容文書はこの形式でなくても良いです。

差し出す際に3通(内容文書1通、謄本2通)が必要になるため、当事務所では謄本の形式に合わせて、同じ形式で3通を作成しています。

③文字・記号・数字

ひらがな、カタカナ、漢字、記号、数字(算用数字、漢数字)が使用できます。

英字は、固有名詞のみ使用できます。 

句読点や記号は、1個1字として数えます。

カッコについては、縦書きでは上下(横書きでは左右)で1字とします。

カッコ付き数字は、⑴⑵⑶のように、文章の中の序列を示している認められるときは、⑴を1字と数えます。

 

内容証明の投函の仕方

まず、同一内容の文書を3通(郵便局での控え用、相手方への郵送用、差出人の控え用)を作成します。同じ内容のものを3通書くのは大変なので、コピーするのが良いでしょう。

郵便局へ行く際、3通の文書と、相手方の住所・名前・及び差出人の住所・名前を書いた封筒を持参しますが、封筒の中には文書を入れず、封筒と3通の文書を一緒に郵便局窓口に提出します。

窓口で文書に認証印を押してもらってから、その場で相手方への郵送用文書を封筒に入れます。自分で糊付けと封をし、それを窓口に提出して、相手方へ郵送します。

1通は郵便局で保管され、残りの認証済みの文書1通が差出人控えとして手元に戻ってきますので、大切に保管します。後日、証拠となることもあります。

差出人は、差し出した日から5年以内であれば、差し出した郵便局に保存されている謄本の閲覧を請求することができますし、謄本を提出して再度証明を受けることもできます。

内容証明郵便は、あくまで「発送したこと」と「文書の内容を証明すること」だけなので、「相手方に到達したこと」も証明するためには、配達証明を付けます。窓口では配達証明付き内容証明郵便であることを、必ず確認しましょう。