東京都国立市 アイリス法務行政書士事務所の加藤貴世です。
行政書士の業務では、市役所で戸籍謄本を取り寄せたり、公証役場で公正証書を作成することが多く、その時によく耳にする言葉があります。
普段聞きなれていない方には、どのような意味なのか曖昧になっていると思います。
少し整理してみましょう。
【原本・謄本・抄本】
「原本」とは、作成者が一定の内容を表示するために、確定的なものとして最初に作成した文書のことを言います。
市役所には、戸籍の「原本」がデータ上で保管されています。
そして、市役所で戸籍謄本を取り寄せるとき、申請書には「謄本」「抄本」どちらかチェックする欄があります。
「謄本」は、原本と同一の文字、符号を用いて原本の内容を完全に写し取った書面のことを言います。
「抄本」は、原本の一部のみを抜粋し、これを写し取った書面のことを言います。
例えば、自分が記載されている戸籍謄本を請求すると、戸籍原本に記載されているすべての情報を入手することができます。
自分だけでなく、親や兄弟姉妹が記載されていることもあるでしょう。
自分の戸籍抄本を請求すると、自分の情報だけを抜粋したものを入手できます。
【正本・副本】
公証役場で公正証書を作成したとき、公証役場には「原本」が保管されます。
「正本」は、法令の規定によって、原本を一定の場所に保管しなければならない文書について、原本と同一の効力を他の場所で発揮させる必要がある場合に作成される文書のことです。
公正証書遺言を作成した時に、遺言作成者に公証役場から渡される公正証書は「正本」です。
「副本」は、ある文書の本来の目的以外の目的に使うため、正本の他に作成される、正本と同一内容の文書のことです。
例えば、離婚の際に妻が離婚公正証書を作成した場合、今後養育費を払うことになった元配偶者に渡すのは公正証書の「副本」となります。
（参考文献 契約用語使い分け辞典 新日本法規）
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